Datenschutzhinweise · Entwurf
Datenschutz für Raumanfragen und Buchungsverwaltung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des ZeitRaum-Buchungsportals ist, soweit nicht abweichend vereinbart: Deutsches Hypnoseinstitut, Inh. Michaela Quilitz, Sandgasse 23, 63739 Aschaffenburg. Organisatorischer Ansprechpartner für Raumanfragen ist Lars Gutzeit.
2. Welche Daten verarbeitet werden
Bei einer Raumanfrage werden insbesondere folgende Daten verarbeitet: Name, Praxis/Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Raum, Datum, Uhrzeit, Dauer, Personenanzahl, Nutzungsart, Aufbauwunsch, freie Nachrichtentexte, Status der Anfrage/Buchung sowie interne Verwaltungsnotizen.
Die öffentliche Verfügbarkeitsanzeige zeigt keine Namen, Kontaktdaten oder Inhalte der Nutzung. Öffentlich sichtbar sind nur Raum, Zeitraum und allgemeiner Status.
3. Zwecke der Verarbeitung
Die Daten werden verarbeitet, um Raumanfragen entgegenzunehmen, Verfügbarkeiten zu prüfen, Rückfragen zu stellen, Buchungen zu bestätigen oder abzulehnen, Verträge vorzubereiten, Räume zu verwalten, Rechnungen vorzubereiten und die Nutzung organisatorisch zu dokumentieren.
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung, soweit eine Anfrage oder Buchung gestellt wird. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten. Bei freiwilligen Zusatzangaben erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der Anfrage und des berechtigten Interesses an einer sachgerechten Organisation der Raumnutzung.
5. Speicherdauer
Anfragen, die nicht zu einer Buchung führen, sollen regelmäßig gelöscht werden, sobald sie organisatorisch nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch nach 12 Monaten. Vertrags- und Rechnungsdaten werden entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Interne Kalenderdaten können zur Nachvollziehbarkeit früherer Raumnutzungen länger aufbewahrt werden, soweit hierfür ein berechtigtes Interesse besteht.
6. Empfänger und Zugriff
Zugriff auf personenbezogene Buchungsdaten erhalten nur intern berechtigte Personen, die die Raumverwaltung bearbeiten. Eine Veröffentlichung von Namen oder Kontaktdaten in der externen Kalenderansicht erfolgt nicht. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn sie für Vertragsdurchführung, Abrechnung, rechtliche Pflichten oder berechtigte Interessen erforderlich ist.
7. Technische Speicherung
Die Buchungsdaten werden in JSON-Dateien auf dem Webserver gespeichert. Der Speicherordner ist durch Serverregeln gegen öffentlichen Zugriff zu sperren. Nach dem Upload ist zu prüfen, dass der Ordner buchung/storage/ nicht direkt aus dem Web abrufbar ist.
8. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
9. Pflicht zur Bereitstellung
Für eine Raumanfrage sind Name, E-Mail-Adresse, Raum, Zeitraum und Nutzungsart erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Anfrage nicht sinnvoll geprüft werden.